Organisatie

Het IDFA-team is fluïde in omvang en bestond in 2025 uit 65,8 fte (68,6 fte in 2024 en 70,5 fte in 2023). Naast een vaste bezetting van medewerkers met een contract voor onbepaalde tijd (32,2 fte) en medewerkers met een tijdelijk contract (16,6 fte), wordt de organisatie in aanloop naar het festival uitgebreid met zzp’ers (17 fte), stagiairs (4,3 fte) en 469 vrijwilligers (samen 7,5 fte).

Internationalisering en diversifiëring van de werkvloer krijgen bij IDFA steeds meer aandacht. Het personeelsbeleid richt zich op het samenstellen van een sterk en divers team en het creëren van een veilige werkomgeving waarin iedereen kan excelleren en vanuit verschillende achtergronden en perspectieven een bijdrage kan leveren.

Om de sociale veiligheid verder te versterken, is in 2025 actief ingezet op de zichtbaarheid en toepasbaarheid van de Code of Conduct. Deze is niet alleen geactualiseerd, maar vooral toegankelijker gemaakt voor alle betrokkenen. In plaats van uitsluitend een vaste plek op de website, wordt de Code of Conduct nu proactief gedeeld bij het kopen en versturen van tickets en uitnodigingen, zodat bezoekers en deelnemers direct worden geïnformeerd over de geldende omgangsnormen.

In 2025 stond de verdere implementatie van de Fair Practice Code centraal, waar onder begeleiding van Platform ACCT in 2024 mee gestart is. De door de Ketentafel Filmfestivals ontwikkelde praktijkinstrumenten zijn actief ingebed binnen de organisatie van IDFA. Dit heeft geleid tot de ontwikkeling van een nieuw salarishuis, inclusief een standaardpakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden. Het personeelshandboek is hierop aangepast en alle medewerkers hebben een salaris ontvangen dat in lijn is met de richtlijnen van de Ketentafel. Daarbij zijn de praktijkinstrumenten die op 30 januari 2025 zijn gepubliceerd als uitgangspunt genomen voor de verdere professionalisering van het beloningsbeleid.

Daarnaast is in 2025 een adviseur op het gebied van Diversity, Equity & Inclusion (DE&I) aangesteld om de verdere ontwikkeling en uitvoering van het diversiteit-, inclusie- en gelijkheidsbeleid te begeleiden. Hoe medewerkers de stand van zaken binnen de organisatie ervaren op het gebied van diversiteit, inclusie en gelijkwaardigheid, wordt gemeten in het medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) in februari 2026. Deze inzichten zijn voor IDFA van groot belang om de inclusieve organisatiecultuur verder te versterken.

Ook is in 2025 de samenwerking met de ondernemingsraad verder geoptimaliseerd en geëvalueerd. De belangrijkste conclusie is dat deze samenwerking als zeer positief wordt ervaren. Met elkaar zijn diverse beleidsstukken ontwikkeld en aangescherpt, waaronder het recruitmentbeleid, het verzuimbeleid, de Code of Conduct en een nieuw evaluatiesysteem voor medewerkers.

De stichtingen IDFA en IDFA Bertha Fund zijn samengebracht in een personele unie onder één Raad van Toezicht, voorgezeten door Marry de Gaay Fortman. Cees van 't Hullenaar is zakelijk directeur-bestuurder van IDFA. In de eerste helft van 2025 was Orwa Nyrabia artistiek directeur van IDFA; per 1 juli werd hij opgevolgd door Isabel Arrate Fernandez, die daarvoor bij IDFA werkte in onder andere de rol van directeur van het IDFA Bertha Fund (IBF) en adjunct-directeur. Jan Sirag is de huidige adjunct-directeur van IDFA en Selin Murat geeft sinds 1 januari 2025 leiding aan het IBF.

De Raad van Toezicht (RvT) telt zes leden en vergadert minimaal vier keer per jaar met het bestuur. De auditcommissie bespreekt de begroting, de remuneratiecommissie voert voortgangsgesprekken met het bestuur, en de strategiecommissie bewaakt de programmering en positionering. In 2025 bestond de RvT uit Marry de Gaay Fortman, Michael Kembel, Henk Siebren de Jong, Femke van der Laan, Julia Noordegraaf en Orçun Ersungur. In 2025 is een vacature uitgezet voor een nieuw lid van de RvT met een artistiek profiel. RvT-leden ontvangen geen vergoeding en hebben een maximale zittingstermijn van twee keer vier jaar.

Het bestuur vergadert wekelijks, net als het managementteam met de afdelingshoofden. Elke afdeling stelt een jaarplan op, dat organisatiebreed wordt gedeeld en gemonitord. Belangrijke speerpunten blijven het versterken van de artistieke kwaliteit, diversificatie van programma, partners en publiek, publieksverjonging en groei van publieksinkomsten. In 2025 zijn de Code of Conduct, het calamiteitenplan en het crisisprotocol aangescherpt.

Met het beleidsplan 2025-2028 zijn de maatschappelijke visie, missie en kernwaarden opnieuw gedefinieerd. IDFA richt zich op het stimuleren van het (inter)nationale documentaireklimaat en evalueert jaarlijks zijn werkwijze. Hoewel het festivalproces leidend blijft, blijft de groei van activiteiten door het jaar heen —zoals talentontwikkeling, educatie en programmering in Het Documentaire Paviljoen— om aanpassing van de organisatiestructuur en werkprocessen vragen.